Naslag

Tips en checklists

Besparing papierkosten

Inhoud

1. Kies het juiste papier
2. Controleer de papier-specificaties
3. Bewaar papier onder goede omstandigheden
4. Voorkom verspilling
5. Voer een goed materiaalbeheer
6. Verlaag de voorraden
7. Vorm samenwerkingsverbanden
8. Let op de productiviteit
9. Let op de uitstraling van papier
10. Informeer u goed

De hogere papierprijzen zorgen ervoor dat er plotseling weer kritisch wordt gekeken naar papier en papierinkoop. De volgende tips zijn echter in alle gevallen nuttig, of de prijzen nu hoog of laag zijn.

1. Kies het juiste papier

Ogenschijnlijk een open deur, maar de lage prijzen van de afgelopen jaren hebben wellicht gemakzucht doen binnensluipen. Waarom niet een iets duurdere kwaliteit genomen als de prijzen toch laag zijn? Een voorbeeld van de gevolgen die een te zware kwaliteit kan hebben: een verandering van bijvoorbeeld 135 naar 115 grams kan een besparing van 15% opleveren. Anderzijds kan een te 'lichte' kwaliteit de productiviteit van de drukpers reduceren en een slecht drukresultaat kan een complete oplage waardeloos maken. Bovendien kan te licht papier erg doorschijnend zijn (lage opaciteit).

Terug naar inhoud

2. Controleer de papier-specificaties

Kijk verder dan alleen de algemene beschrijving van het papier en het gramgewicht om er achter te komen welke eigenschappen voor u het belangrijkst zijn. Een bepaalde papierkwaliteit kan bijvoorbeeld witter, meer opmaak of meer 'glossy' zijn dan een andere. Een dergelijke controle kan mogelijk leiden tot een beter gedrukt product of het verlagen van het gramgewicht.

Terug naar inhoud

3. Bewaar papier onder goede omstandigheden

Als u papier op voorraad houdt, zorg dan dat de condities in de opslagruimte in orde zijn. Let met name op de luchtvochtigheid, om problemen op de pers te voorkomen

Terug naar inhoud

4. Voorkom verspilling

De belangrijkste oorzaak van verspilling zijn slordige berekeningen en inadequate beoordeling van kwantiteiten per productiestap. Neem bijvoorbeeld de hoge inschiet die bij afwerking soms wordt gecalculeerd. Een efficientere werkwijze bij drukker en afwerker maakt een lagere inschiet mogelijk. Bovendien is het goed de eventuele overlevering in de gaten te houden. Standaard leveringsvoorwaarden laten 10% toe, maar dat moet uiteraard veel minder kunnen zijn.

Terug naar inhoud

5. Voer een goed materiaalbeheer

Lage prijzen en korte levertijden hebben er toe geleid dat veel bedrijven zijn gaan 'shoppen'. Een helder en consistent inkoopbeleid kan echter geld opleveren. Een hoge service-graad (snelle levering bijvoorbeeld) is erg kostbaar, want uiteindelijk betaalt u voor die service. Een betere planning zou de service-kosten kunnen terugbrengen. Bestel ruim van tevoren, zodat er geen toeslagen nodig zijn voor snelle leveringen of extra kosten doordat een (duurder) alternatief nodig is. Te late bestelling kan immers betekenen dat het gewenste papier niet leverbaar is op korte termijn.

Terug naar inhoud

6. Verlaag de voorraden

Een goede planning en een efficiente inkooppraktijk maken het mogelijk er kleine voorraden op na te houden. Voorraad houden kost geld, ruimte en mankracht. Natuurlijk is het interessant op voorraad in te kopen als u exact weet wat u de komende maanden nodig heeft en als u zeker weet dat de prijs gaat stijgen. Maar de kosten van de opslag moeten in verhouding staan tot het voordeel dat u behaalt.

Terug naar inhoud

7. Vorm samenwerkingsverbanden

Net als in andere bedrijfstakken zullen drukkers en inkopers voordelen ervaren van een goede samenwerking met de juiste papierleveranciers. Vooral nu er veel meer vraag dan aanbod is, zullen leveranciers meer doen voor afnemers warmee ze een langdurige relatie hebben. Veranderen van leverancier in een krappe markt kan zeer duur worden.

Terug naar inhoud

8. Let op de productiviteit

Papier beinvloedt de productiviteit van de drukpers en de kwaliteit van druk en het eindproduct. Controle van de pers-productiviteit kan aantonen dat iets duurder papier de laagste 'overall'-kosten met zich meebrengt. Overleg met de drukker is derhalve een goede zaak. Stel dat u goedkoop papier neemt en de pers moet daardoor langzamer draaien of, nog erger, er volgt persstilstand. Zo kan goedkoop papier toch nog duur worden.

Terug naar inhoud

9. Let op de uitstraling van papier

Niet alleen (prijs)technische factoren spelen een rol. Het gaat erom dat de (interne) klant tevreden is met het drukwerk. Papier van hoge kwaliteit kan de uitstraling van het drukwerk sterk vergroten en dus de tevredenheid van de gebruiker groter maken. Bovendien stijgen de prijzen van de top-kwaliteiten veel minder hard dan die van de standaardkwaliteiten.

Terug naar inhoud

10. Informeer u goed

Goede informatie over papier is van groot belang. Niet alleen de prijsontwikkling, ook de introductie van nieuwe kwaliteiten is van belang. Informatie is te krijgen via de grafische vakbladen en de papierrubriek in dit blad. Bovendien kunnen mailings van papiergroothandels een goede informatiebron zijn.

Terug naar inhoud